Nachdem sich die Einsatzstelle für oder gegen eine*n Freiwillige*n entschieden hat, leitet sie die Zu- oder Absage an die kooperierende Trägerorganisation weiter. Diese informiert wiederum die Freiwilligen über den Stand der Bewerbung.
Bei einer Zusage der Einsatzstelle benötigt nun der*die Freiwillige Informationen über den Freiwilligendienst bzw. die Einsatzstelle. Nicht allen Freiwilligen ist bewusst welche Spezifika die Arbeit in einer sozialen/kulturellen/ökologischen Einrichtung in Deutschland ausmacht. An dieser Stelle ist es wichtig innerhalb der Einsatzstelle eine direkte Ansprechperson für den*die Incomer*in auszuwählen, die sich mit dem*der Freiwilligen austauschen und Fragen beantworten kann. Hierbei ist es von besonderer Bedeutung sich in die Perspektiven der Freiwilligen zu begeben. Sie möchten wissen, welche Tätigkeiten von ihnen erwartet werden und welche Zielgruppe sie unterstützen. In gleicher Weise bietet eine örtliche Beschreibung der Einsatzstelle (und ihres Umfelds) eine erste Orientierung für die Freiwilligen. Auch die Darstellung der erwarteten Arbeitszeiten sowie Erläuterungen zur betriebsspezifischen Arbeitskultur (Pünktlichkeit, Kleidung, Sicherheit, etc.) trägt zu einem reibungslosen Zusammenfinden bei.